Associações e IPSS

Software de gestão para associações e IPSS

Ligue a gestão administrativa e financeira às plataformas utilizadas para acompanhar associados, utentes e respostas sociais. A Gestisoft adapta o software de gestão e desenvolve integrações que ajudam a reduzir registos repetidos e a manter a informação mais consistente entre a operação e a gestão.

Associações e IPSS: diferentes processos, informação que precisa de estar ligada

Uma associação pode gerir sócios, quotas, atividades, projetos e donativos. Uma IPSS pode trabalhar com utentes e diferentes respostas sociais, utilizando plataformas próprias para organizar a operação. Em ambos os contextos, essa informação pode ter de chegar à faturação, contabilidade, tesouraria ou análise financeira.
O desafio tecnológico está em evitar que os mesmos dados sejam tratados separadamente em diferentes sistemas. A ligação entre a plataforma operacional e o software de gestão permite dar continuidade à informação sem substituir ferramentas que continuam a responder às necessidades da organização.

Uma solução para ligar operação e gestão

A resposta deve partir das plataformas já utilizadas e da informação que precisa de circular entre elas. A Gestisoft pode parametrizar o ERP, criar automatismos ou desenvolver integrações, dependendo do processo e das condições técnicas de cada sistema.

Plataformas setoriais ligadas ao ERP

Quando uma associação ou IPSS utiliza uma aplicação própria para gerir sócios, utentes, apoio domiciliário ou outras respostas sociais, pode ser necessário relacionar essa informação com os processos administrativos e financeiros. Uma integração reduz introduções repetidas e diferenças entre sistemas.

Faturação, quotas e movimentos recorrentes

Quotas, mensalidades, serviços, comparticipações ou outros movimentos podem seguir regras e periodicidades diferentes. A configuração do software de gestão ajuda a organizar o circuito documental e a refletir a informação relevante na tesouraria e na contabilidade.

Informação financeira mais organizada

Projetos, atividades, respostas sociais e fontes de financiamento podem exigir leituras distintas da informação. Uma estrutura de gestão ajustada permite acompanhar custos, rendimentos e compromissos com maior clareza, de acordo com a organização definida pela entidade.

Acessos ajustados às responsabilidades

Direção, equipa administrativa, técnicos e outros utilizadores não precisam de consultar ou alterar a mesma informação. A definição de acessos e a ligação controlada entre plataformas ajudam a disponibilizar os dados necessários a cada função.

Casos de Sucesso

A tecnologia só faz sentido quando gera resultados concretos.

Conheça alguns exemplos de empresas que modernizaram os seus processos de gestão com o apoio da Gestisoft e descobriram novas formas de ganhar eficiência, controlo e capacidade de crescimento.

Consoante as necessidades da associação ou IPSS, a resposta pode integrar diferentes competências da Gestisoft:

Implementação, parametrização e suporte do ERP para relacionar faturação, contabilidade, tesouraria, compras, recursos humanos e informação de gestão.

Criação de automatismos, aplicações web, portais, integrações e APIs para ligar o ERP às plataformas setoriais e adaptar processos que a solução standard não cobre integralmente.

Gestão da base tecnológica que mantém a informação disponível, os acessos controlados e os dados protegidos e recuperáveis, tanto nas instalações como no trabalho realizado fora delas.

Desenvolvimento da presença digital para comunicar a missão, divulgar atividades e projetos, facilitar contactos e aproximar a organização de associados, beneficiários, parceiros, voluntários ou potenciais apoiantes. Apresentar estes quatro pontos em cartões compactos, com links para as páginas de solução correspondentes. Evitar acrescentar listas extensas de funcionalidades.

Perguntas frequentes sobre software de gestão para associações e IPSS

Deve relacionar os processos administrativos e financeiros com a realidade da organização.

Isso pode incluir faturação, quotas, tesouraria, contabilidade, compras, recursos humanos e a ligação às plataformas utilizadas para gerir associados, utentes, serviços ou respostas sociais.

Não necessariamente. Primeiro é analisado se a plataforma atual continua a responder à operação e se pode comunicar com o ERP ou com outras ferramentas.

A substituição só deve ser considerada quando as limitações existentes não podem ser resolvidas de forma sustentável.

Depende das condições técnicas da plataforma, nomeadamente da existência de API ou de mecanismos de importação e exportação.

A análise deve identificar que informação precisa de circular, com que frequência e que validações são necessárias antes de definir a integração.

Não. O tipo de entidade, as respostas sociais, o número de utilizadores, as fontes de financiamento e os sistemas existentes influenciam a solução.

O levantamento inicial permite definir o que deve ser configurado, integrado ou desenvolvido sem acrescentar complexidade desnecessária.

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